Vacature Medewerker secretariaat

 

Het bureau van de orde van advocaten in het arrondissement Rotterdam is op zoek naar een secretarieel medewerker. Het bureau van de orde ondersteunt de deken en de raad bij de uitvoering van hun wettelijke taken en staat daarmee in het hart van de advocatuur in Rotterdam.  
 
Ter uitbreiding van het secretariaat zijn wij per direct op zoek naar een nieuw teamlid! 
 
Voor het bureau van de orde is het secretariaat de spil van de organisatie. Als medewerker secretariaat speel jij een belangrijke rol in de logistieke, administratieve en inhoudelijke ondersteuning op verschillende dossiers en projecten. We verwachten dat je pro-actief assisteert bij het halen van deadlines, bij een soepel verloop van de werkprocessen en bij operationele en logistieke werkzaamheden. 
 
Daarbij kun je denken aan: 
 
  • het beheer van telefoon 
  • het organiseren van vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten 
  • het agendabeheer 
  • het aanleggen, beheer en updaten van dossiers 
  • verzamelen en uitzoeken van benodigde informatie en redigeren van juridische stukken 
  • het zelfstandig oppakken van alle correspondentie, telefoon- en e-mailverkeer; 
  • archiveringswerkzaamheden (openen, filen en archiveren van dossiers en vertrouwelijke stukken (digitaal en hard copy) 
  • het opstellen van nieuwsbrieven en andere communicatiemiddelen (in de toekomst) 
 
Vaardigheden 
  • Een afgeronde secretariële opleiding/een andere opleiding op MBO+ niveau; 
  • Wij zijn bij voorkeur op zoek naar kandidaten met aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen de juridische dienstverlening
  • Kennis van MS Office programma's; 
  • Een dienstverlenende, flexibele en proactieve houding; 
  • Uitstekende Nederlandse taal- en schrijfvaardigheden; 
  • Goede Engelse taal- en schrijfvaardigheden is een pre; 
  • Klantgericht naar interne en externe collega's en klanten. 
 
Je werkt zeer nauwkeurig en hebt oog voor detail. Je ondersteunt de Deken en de stafjuristen evenals de andere collega’s van het secretariaat bij hun werkzaamheden. Je denkt en kijkt vooruit en anticipeert op vragen van degene die jij ondersteunt. Je weet je eigen werk en dat van degene die jij ondersteunt te prioriteren en bewaakt de schaarse tijd. Je draagt bij aan het voortdurend verder ontwikkelen van het secretariaat tot een optimaal werkende eenheid. 
 
Je hebt relevante werkervaring, bij voorkeur in de advocatuur of notariaat. Andere ervaring is een pré. Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands. Je weet snel thuis te raken in lopende dossiers. Je bent energiek, flexibel en integer, klantgericht, organisatiesensitief en hebt gevoel voor humor. We bieden een marktconform salaris en goede arbeidsvoorwaarden, waaronder een 13e maand. Daarnaast vinden wij de persoonlijke ontwikkeling van onze mensen belangrijk. Daarbij speel je zelf ook een actieve rol. 
 
Het betreft een functie voor 28 tot 36 uur per week. Je begint met een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband. 
 
Voor meer informatie en sollicitaties kunt u terecht bij de bureau-directeur van het bureau, de heer Paul van Lange (raad@advocatenorde-rotterdam.nl). Je sollicitatie ontvangen we graag voor 5 december 2021.
 
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld